VIMIL och GDPR | VIMIL - Nätverket för oss som mist någon mitt i livet

VIMIL och GDPR


Den 25 maj 2018 träder den nya europeiska dataskyddsförordningen,”The General Data Protection Regulation” (GDPR) i kraft inom hela EU.

För att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar din e-postadress och andra personuppgifter, så har vi förtydligat vår policy för dig som medlem.
 
Till exempel att vi behöver din e-postadress för att kunna meddela dig om våra aktiviteter, om vad som sker i VIMIL och skicka inbjudan till konferenser och annat som sker i VIMIL. Allt för att ge dig som medlem ett säkert och tryggt medlemskap.
 
När vi hanterar dina personuppgifter har du rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att du kan få information om när och hur vi hanterar dina personuppgifter. Du kan även be oss ta bort dina egna uppgifter.
 
Vi värnar om dig & dina uppgifter!

VIMILs medlemsregister
VIMILs fullständiga medlemsregister finns inte tillgängligt via Internet utan existerar endast i form av ett excelblad hos den som är medlemsansvarig. Tillgång till detta har föreningens kassör och aktivitetsansvarig. Det finns endast ett enda register och i det finns all samlad information om alla medlemmar. Vi har inte olika register för utskick via e-mail eller bevarande av medlemsdata.

En VIMIL-värd kan få uppgift om de medlemmar som bor i omårdet/länet efter förfrågan hos medlemsansvarig eller aktivitetsansvarig. Annars har en VIMIL-värd endast tillgång till vilka som bor i området via det du själv valt att dela med dig på medlemssidorna på hemsidan. 
 
Hur använder vi medlemsregistret?
Då vi skickar ut meddelanden via e-mail använder vi registret.  Kalendern kommer en gång i månaden, Nyhetsbrev som det här VIMIL-bladet och andra viktiga meddelanden kommer då och då. När vi gör dessa utskick gör vi detta genom ett verktyg, Mailchimp. I det verktyget har vi inget aktivt register eller sparade uppgifter utan medlemsregistrets e-postlista kopieras aktivt varje gång ett utskick skall skickas och tas därefter omedelbart bort. Även om det står längst ned på dessa utskick per automatik från företaget Mailchimp att du kan avregistrera dig hos dem för att inte få utskick från VIMIL, är det inte möjligt då vi inte har något register där.  

Andra sparade uppgifter
Om du har deltagit i t.ex. en aktivitet, på ett riksmöte eller en VIMIL-resa har uppgifter inför dessa samlats in i form av namn, telefonnummer och e-postadress. Dessa listor sparas inte utan vid varje nytt tillfälle samlas de in igen.  

 
Om du inte vill ha meddelande från VIMIL
Du kan avprenumerera alla mailutskick genom att vi tar bort din e-postadress från vårt medlemsregister. Det innebär att vi inte kan kontakta dig överhuvudtaget, din e-postadress finns inte i vårt register och det är upp till dig att söka all information på vår hemsida eller i vår Facebook-grupp. Vill du inte ha din e-mail i vårt register (men ändå vara medlem) meddelar du detta till medlem@vimil.se.
 
Du kan också välja att aktivt stoppa alla utskick från Mailchimp, då kommer ingenting från
dem, vare sig det är från VIMIL eller någon annan som använder verktyget. I vårt system kommer det då ett felmeddelande och vi kan inte skicka våra mail till dig. Det är ett aktivt val du måste göra själv hos Mailchimp.

Vi hoppas dock att du tycker kontakten med VIMIL, våra Kalenderbrev och VIMILbladet är inspirerande och fyllda med bra och viktig information och att du vill ha kvar din e-postadress i medlemsregistret.
 
Vilka uppgifter lämnar du till registret då du blir medlem?
Då du blir medlem fyller du i ett formulär på vår hemsida med namn, adress, telefonnummer, e-post, län och vem du förlorat.  Du väljer sedan själv under Användarinformation om du vill vara sökbar på vår slutna medlemssida för andra medlemmar. Då kan andra i t.ex. ditt län söka efter medlemmar i närheten liksom vem som haft samma förlust. Du ger ditt samtycke att dina uppgifter, ville väljer du själv, finns tillgängliga på hemsidans medlemssida. Där väljer du alltså om andra medlemmar ska kunna kontakta dig. Och du väljer vad du vill berätta.
 
Tillgång till dina uppgifter
Vill du veta vad som finns om dig i registret hittar du det enklast genom att logga in på hemsidans medlemssida och sedan under "Mina inställningar". Där står det du själv lagt in.  Detta är information som du när som helst kan ändra. Vi har inga andra uppgifter i registret förutom kassörens bokföring av inbetalda medlemsavgifter.
 
Den slutna Facebook-gruppen
På föreningens slutna Facebook-grupp har vi som policy att man måste använda sitt riktiga namn och helst ha ett personligt foto. Detta för att i den gruppen delar man sina innersta tankar, sina svårigheter, sin ledsenhet och sin sorg. Då ska man vara säker på att de som finns i andra änden på Facebook är medlemmar och riktiga personer. Vi godkänner inte ansökan till Facebook-gruppen om namnet inte finns i medlemsregistret. Lämnar man föreningen tas man bort från Facebook-gruppen.
 
Dela med tredje part
Vi delar aldrig dina uppgifter med någon annan, någon tredje part eller lämnar ut dem oavsett vilket sammanhang det kan vara. Dina uppgifter är säkra hos föreningens medlemsansvarig.
 
Spar vi gamla uppgifter?
En viktig del i den nya lagen är att du som medlem enkelt ska kunna avbryta kontakten med föreningen då du valt att avsluta ditt medlemskap, därför spar vi inga gamla uppgifter och alla uppgifter tas bort. Om medlemsavgift inte inkommit inom en viss tid och efter ett antal påminnelser både direkt till medlemmen, på hemsidan och i Facebook-gruppen tas man bort från registret. Väljer du sedan att bli medlem igen måste du ansöka på nytt och fylla i alla uppgifter.
 
Personuppgiftsansvarig är Föreningen VIMIL.
 
2018-05-25 Styrelsen

Sogeti Helsingborgc="/Templates/Scripts/dd_belatedpng.js">